予約

予約は、会員が来店前に席や時間を押さえられる機能です。飲食店のテーブル予約、美容室のスタッフ指名予約のような使い方を想定しています。

2つの予約方式

ショップ単位でどちらかを選択します。

	簡易予約(承認型)	自動予約(自動確定型)
確定の仕方	スタッフが許可して確定	システムが空きを判定して即時確定
事前準備	不要(すぐ始められる)	リソースの登録・設定が必要
向いている店舗	電話予約の置き換えから始めたい店舗	席・スタッフの空き管理まで任せたい店舗

まずは簡易予約で始め、運用に慣れたらリソースを登録して自動予約へ切り替える、という段階的な導入ができます。

簡易予約: 会員が時間・人数・コース・オプションを指定してリクエストし、スタッフが許可・拒否する。一定時間内に許可されなければ自動キャンセルされ、会員が返事を待ち続けることを防ぐ
自動予約: 会員が条件を指定すると、システムが必要なリソースを確保できるかを判定し、確保できればその場で確定する。確定と同時にリソースが確保されるため、ダブルブッキングは仕組みとして発生しない

リソースの考え方(自動予約)

席・部屋・設備だけでなくスタッフもリソースとして扱います。「席と担当スタッフの両方が空いて初めて予約が成立する」という管理ができます。

人(スタッフ): 曜日基準の稼働時間 + カレンダーから日付ごとに調整(有給・急な休み)。日ごとのスケジュールは自動で先の分まで用意され、店側は例外の日だけ直せばよい
物(席・ベッド・設備): 店舗の受付時間帯をそのまま適用でき、同一条件のものは数量で指定できる(数量 = 同時に受けられる予約数の上限)
連結: テーブルを繋げて大人数を受け入れる席は1席ずつ登録し、連結パターンを設定する(4人卓A+Bで6名の予約を成立させる、など)
コースごとに使用リソースと所要時間を設定し、準備時間・片付け時間も含めてリソースを占有する
スタッフの指名(スタイリストAを指名)と条件指名(女性スタッフを希望)に対応

受付時間帯と営業カレンダー

受付時間帯は曜日ごとに2部まで設定でき、昼の部・夜の部のような2部制を表せる
曜日とは別に祝日用の受付時間帯を設定できる
カレンダーの日付指定で臨時休業・臨時営業時間変更を上書きできる(優先順: 日付指定 > 祝日 > 曜日)
予約開始時刻の刻みは5分〜60分または「枠なし」(希望時刻を自由に指定)から選べる

店舗側での予約管理(予約カレンダーとショップ予約)

予約はアプリからだけでなく、電話や店頭で受けることも多いものです。店舗側で受けた予約も同じ台帳に載せて、システム上の空きと実態がずれないようにしています。

予約カレンダー: 月のカレンダーで日ごとの予約の有無と件数(承認待ち/確定/来店済み)を確認できる。日付を選ぶとその日の予約が時間軸上のバーで表示され、誰が何時から何時まで入っているか(自動予約では準備・片付けを含む占有時間も)が一目でわかる。バーからそのまま確定・変更・キャンセルができる
ショップ予約(店舗側からの予約登録): 電話・店頭で受けた予約を店舗側で作成する。来店中の会員なら会員証のQRコードを読み取る(または会員コードを入力する)ことで会員を特定し、その会員の予約として登録する。登録した予約は会員のアプリの予約一覧にも表示される。会員でないお客様は氏名で登録する
作成した時点で確定: 店舗自身が承認者なので、簡易予約・自動予約どちらのショップでも承認待ちにはならない。自動予約のショップでは会員の申込と同じ仕組みでリソースを確保するため、空きがない時間帯には作成できない
会員アプリからの予約受付のON/OFF: アプリからの申込を受け付けるかをショップ単位で切り替えられる。OFFにしたショップでは、会員はアプリから新しい予約や内容の変更ができなくなる(既存予約のキャンセルは可能)。ショップ予約はこの設定に関わらず作成できるため、「予約は電話・店頭でだけ受け、記録と管理は管理画面で行う」運用もできる

画面イメージ

ショップは管理画面で営業カレンダー・予約メニュー・リソースを設定し、会員はアプリから空き枠を検索して予約します。アプリで確定した予約は、そのまま管理画面の予約カレンダー・予約一覧に表示されます。店舗側では、予約カレンダーで日ごとの予約状況を確認し、来店中の会員の会員証を読み取ってショップ予約を作成できます。

管理画面: 営業カレンダー	管理画面: 予約受付設定・メニュー管理

定休日・祝日をベースに、日付ごとに臨時営業/休業を上書き	予約方式・時間枠・受付時間帯と、コース/オプションの管理

管理画面: 予約リソース・予約一覧

スタッフ・席などのリソースと、確保リソース付きの予約一覧・ステータス管理

管理画面: 予約カレンダー	管理画面: ショップ予約の作成

日ごとの件数を月表示。日付を選ぶと時間軸上のバーで表示され、バーから確定・変更・キャンセル	会員証のQRコード読み取りまたは会員コードの入力で会員を特定し、コース・人数・空き枠を選んで作成(その場で確定)

アプリ: 空き枠検索	アプリ: 予約の確定・一覧

コース・オプション・指名・人数・日付から検索	自動予約なら即時確定。キャンセルもアプリから

迷惑客対策(予約受付の制限)

無断キャンセル(予約時刻に来なかった「来店なし」)を繰り返す会員など、予約不可に設定された会員の申込は即時確定せず、予約リクエストとして扱われます。一定時間内にショップが許可しなければ「予約をお受けできませんでした」と自動通知されます。このサンプルでは「一律に受け付けない」のではなく、承認制への切り替えとして実装しています。

会員本人から見える流れは通常の簡易予約と同じで、自分が予約不可の対象になっていることを推測できないようにしています。断る場合の画面や通知も、通常の簡易予約が許可されなかったときと同じ見え方です。最終判断はショップに残るので、誤って設定してしまった場合の救済もできます。

業務ルールの要点

同じ会員が同じ店に、時間の重なる予約を重複して取ることはできない(自動予約)
予約の終了はスタッフが「完了(来店)」「キャンセル」「来店なし」で記録し、来店率・無断キャンセル集計の基礎にする
キャンセル期限はテナントごとに設定できる。決済を扱わないため、キャンセル料の請求は範囲外(ペナルティは予約制限・予約不可設定などの利用制限で表現)
電話・店頭で受けた予約はショップ予約として店舗側で登録する。方式に関わらず作成時点で確定し、自動予約ではリソースを確保できなければ作成できない。予約不可設定の承認フローも適用しない(電話や店頭で店舗が相手を確認したうえで受けているため)
会員アプリからの予約受付はショップ単位でON/OFFできる。OFFのショップでは会員はアプリから新規申込・内容変更ができない(キャンセルは可)。ショップ予約はこの設定に関わらず作成できる
予約機能は予約客の管理のみを担い、飛び込み客の受け入れは従来通り可能

予約という仕組みそのものの検討観点は、予約概説(業務ノウハウ)に一般化してまとめています。